Manapság a legtöbb vezető figyelmet fordít arra, hogy időről-időre, akár hétről-hétre összeültesse a csapatát vagy annak egy részét céges megbeszélés indokával.
Mi jut a többség eszébe, ha meghallja a csapatmeeting kifejezést? Időpocsékolás, felesleges körök, unalmas, elnyújtott, egyoldalú - bizony, ezek sokszor nem alaptalan vádak, hiszen meetingelni is tudni kell. Nézzük máris, miben rejlik a jó értekezlet titka!
Mi jut a többség eszébe, ha meghallja a csapatmeeting kifejezést? Időpocsékolás, felesleges körök, unalmas, elnyújtott, egyoldalú - bizony, ezek sokszor nem alaptalan vádak, hiszen meetingelni is tudni kell. Nézzük máris, miben rejlik a jó értekezlet titka!
Kép forrása: pixabay.com
Célok, eredmények, résztvevők
A legfontosabb dolog, amivel nem árt tisztában lennünk, hogy az efféle egyeztetések célja a csapat munkájának segítése, előremozdítása. A munkatársak feladatait, kérdéseit, felvetéseit kell meghallgatnunk, értékelnünk és összehangolni úgy, hogy az esetleges hibák, félreértések napvilágra kerüljenek, ezáltal pedig könnyen megoldhassuk őket.
A meetingnek mindenképpen szüksége van egy moderátorra, aki kézben tartja, vezeti a menetét, ügyel a tématartásra és elsimítja a felmerülő konfliktusokat. Ez a személy lehet a főnök, de akárki más is, a fontos az, hogy a résztvevők hallgassanak rá, fogadják el a döntéseit, ha például félbeszakít egy újonnan felvetülő kérdéskört.
A moderátoron kívül érdemes kijelölni egy személyt, aki feljegyzést készít az ülés során átbeszéltekről. Jegyzetelhet mindenki magának is, sőt, igen hasznos, de egy, a kivonat készítésben jó kolléga, mindenképp készítse el a jegyzőkönyvet, hogy a későbbiekben minden visszakereshető legyen, illetve a távollevők se maradjanak le fontos információkról.
Időpont, helyszín, napirend
A leghatékonyabbnak mindenképpen a fix, szinte mozdíthatatlan meeting időpontokat tekinthetjük. Hetente érdemes, kéthetente lehet, de a havi megbeszélés már-már a minek kategóriát súrolja. Nyilván vannak rendezvények, ünnepek, más megjelenések, melyek boríthatják a menetrendet, de az ilyen esetek kapcsán kijelölhető másik nap - a lényeg, hogy ne nagyon legyen kompromisszum és távolmaradás, hiszen ezek csupán a siker hátramozdítói. Ha meeting van, legyen ott minden érintett, akkor és úgy, ahogyan az kell.
Nagyon lényeges, hogy csak úgy kezdjünk neki egy meetingnek, hogy tudjuk, miről akarunk beszélni: legyenek meg a napirendi pontok, előre jelöljük ki az időtartamot, és igyekezzük ehhez tartani a társaságot is. Ne keveredjenek közbe más témák, és ne nyújtsuk el a ráfordított időt sem. Ne vesszünk el a részletekben, de amiről szó kell, hogy essen, ne hagyjuk ki. Egy órát mindenképp rá kell szánni az egyeztetésekre, de három órán túlnyúlni még kivételes esetben sem jó: az emberek többsége ilyen ideig már képtelen koncentrálni, így ha rekord mennyiségű egyeztetnivaló sűrűsödik össze, okvetlenül be kell iktatnunk kisebb szüneteket.
A csapatmegbeszélések általában az iroda tárgyalójában zajlanak, ha elegendő a hely és mindenki kényelmesen elfér. Szükség van asztalra, időnként laptopokra is, ezért érdemes úgy kijelölni a helyet, hogy ez ne okozzon problémát. Napjainkban persze egyre több cég működik távmunkával, ilyenkor rengeteg felület adódik a konferenciabeszélgetés lebonyolítására akár ingyenes, akár fizetős platformban gondolkodunk (Skype, Hangouts, FaceTime, stb.). Akár így, akár úgy zajlanak a meetingek, ne zárkózzunk el az oldott, de helyzetnek megfelelő körülmények kialakításától: legyen kéznél innivaló, egy kevés sütemény, így jobb légkörben tovább fenntartható a munkatársak figyelme is.
Beszéljük át, ki hol tart a feladataival, akad-e bármivel problémája, mik a következő lépések… Az értekezleten osszuk ki az új teendőket is, és arról kérjünk visszajelzést azon nyomban: így elkerülhető a hiba, hogy a következő értekezleten bukik ki a dolog, miszerint a kolléga félreértette az utasítást, és egészen mással foglalkozott, mint ami a tényleges intéznivaló lett volna.
Mint az a cikkből is kiderül, a csapatmeeting lehet egy jó hangulatú, eredményeket felmutató és céloknak alárendelhető eszköz, amely segíti a kooperációt és a tevékeny munkavégzést is. Segítségével kihasználhatjuk a csapattagok különbözőségében rejlő értékeket, hiszen sokszor a más nézőpont vezet eredményre, hozza el a kívánt sikert. Hadd jusson mindenki szóhoz a megfelelő keretek között és rövid úton bebizonyosodik, hogy a közös munka milyen sok pozitív kimenetellel jár.
A legfontosabb dolog, amivel nem árt tisztában lennünk, hogy az efféle egyeztetések célja a csapat munkájának segítése, előremozdítása. A munkatársak feladatait, kérdéseit, felvetéseit kell meghallgatnunk, értékelnünk és összehangolni úgy, hogy az esetleges hibák, félreértések napvilágra kerüljenek, ezáltal pedig könnyen megoldhassuk őket.
A meetingnek mindenképpen szüksége van egy moderátorra, aki kézben tartja, vezeti a menetét, ügyel a tématartásra és elsimítja a felmerülő konfliktusokat. Ez a személy lehet a főnök, de akárki más is, a fontos az, hogy a résztvevők hallgassanak rá, fogadják el a döntéseit, ha például félbeszakít egy újonnan felvetülő kérdéskört.
A moderátoron kívül érdemes kijelölni egy személyt, aki feljegyzést készít az ülés során átbeszéltekről. Jegyzetelhet mindenki magának is, sőt, igen hasznos, de egy, a kivonat készítésben jó kolléga, mindenképp készítse el a jegyzőkönyvet, hogy a későbbiekben minden visszakereshető legyen, illetve a távollevők se maradjanak le fontos információkról.
Időpont, helyszín, napirend
A leghatékonyabbnak mindenképpen a fix, szinte mozdíthatatlan meeting időpontokat tekinthetjük. Hetente érdemes, kéthetente lehet, de a havi megbeszélés már-már a minek kategóriát súrolja. Nyilván vannak rendezvények, ünnepek, más megjelenések, melyek boríthatják a menetrendet, de az ilyen esetek kapcsán kijelölhető másik nap - a lényeg, hogy ne nagyon legyen kompromisszum és távolmaradás, hiszen ezek csupán a siker hátramozdítói. Ha meeting van, legyen ott minden érintett, akkor és úgy, ahogyan az kell.
Nagyon lényeges, hogy csak úgy kezdjünk neki egy meetingnek, hogy tudjuk, miről akarunk beszélni: legyenek meg a napirendi pontok, előre jelöljük ki az időtartamot, és igyekezzük ehhez tartani a társaságot is. Ne keveredjenek közbe más témák, és ne nyújtsuk el a ráfordított időt sem. Ne vesszünk el a részletekben, de amiről szó kell, hogy essen, ne hagyjuk ki. Egy órát mindenképp rá kell szánni az egyeztetésekre, de három órán túlnyúlni még kivételes esetben sem jó: az emberek többsége ilyen ideig már képtelen koncentrálni, így ha rekord mennyiségű egyeztetnivaló sűrűsödik össze, okvetlenül be kell iktatnunk kisebb szüneteket.
A csapatmegbeszélések általában az iroda tárgyalójában zajlanak, ha elegendő a hely és mindenki kényelmesen elfér. Szükség van asztalra, időnként laptopokra is, ezért érdemes úgy kijelölni a helyet, hogy ez ne okozzon problémát. Napjainkban persze egyre több cég működik távmunkával, ilyenkor rengeteg felület adódik a konferenciabeszélgetés lebonyolítására akár ingyenes, akár fizetős platformban gondolkodunk (Skype, Hangouts, FaceTime, stb.). Akár így, akár úgy zajlanak a meetingek, ne zárkózzunk el az oldott, de helyzetnek megfelelő körülmények kialakításától: legyen kéznél innivaló, egy kevés sütemény, így jobb légkörben tovább fenntartható a munkatársak figyelme is.
Beszéljük át, ki hol tart a feladataival, akad-e bármivel problémája, mik a következő lépések… Az értekezleten osszuk ki az új teendőket is, és arról kérjünk visszajelzést azon nyomban: így elkerülhető a hiba, hogy a következő értekezleten bukik ki a dolog, miszerint a kolléga félreértette az utasítást, és egészen mással foglalkozott, mint ami a tényleges intéznivaló lett volna.
Mint az a cikkből is kiderül, a csapatmeeting lehet egy jó hangulatú, eredményeket felmutató és céloknak alárendelhető eszköz, amely segíti a kooperációt és a tevékeny munkavégzést is. Segítségével kihasználhatjuk a csapattagok különbözőségében rejlő értékeket, hiszen sokszor a más nézőpont vezet eredményre, hozza el a kívánt sikert. Hadd jusson mindenki szóhoz a megfelelő keretek között és rövid úton bebizonyosodik, hogy a közös munka milyen sok pozitív kimenetellel jár.
Szakmai tartalom: Naszáli Dóra Írta: Hujber Zsuzsanna
Tetszett, amit olvastál? -»
- Kérsz belőle még? Friss posztokért és ajándék tudásanyagokért iratkozz fel hírlevelünkre (jobb oldalsávban)!
- Szeretnél a tettek mezejére lépni? Tematikus műhelyeinken megteheted! Kövesd őket a facebookon!
- Konkrét kérdésed van? Írd meg és válaszolunk!
RSS Feed
